Meldung eines Leistungsbezuges
Immer dann wenn ihr Ware, Dienstleistungen, Lizenzen usw. im Namen und auf Rechnung eines Unternehmens der Brodos Group bestellt und die Leistung nicht als Lagerware eingebucht wird, müsst ihr den Bezug vorab an das Team der Belegprüfung melden. Die dazugehörigen Rechnungen sollen vom Lieferanten oder Dienstleister direkt an die E-Mail der Belegprüfung gesendet werden.
Bitte kündigt euren Leistungsbezug immer direkt nach Bestellung an.
Reicht uns den entsprechenden Leistungsnachweis ein sobald die Leistung erbracht wurde und der Vorgang abgeschlossen ist. Hierzu wird die Ticket-Nummer, die ihr bei Ankündigung erhalten habt, benötigt.
Sollte es in Einzelfällen nicht möglich sein einen Leistungsbezug vorab zu melden, dann bitte das nachfolgende Formular verwenden.
Warum werden die Infos und Dokumente benötigt?
- Rückfragen während der Rechnungsprüfung sind nicht mehr notwendig, wodurch Zeit und Kosten für alle eingespart werden können.
- Dieses Formular hilft dabei, Doppelabrechnungen durch den Lieferanten zu verhindern.
- Die Rechnung kann direkt der richtigen KST zugeordnet werden, wodurch spätere aufwändige interne Kostenumlagen vermieden werden können.
Welche Nachweise/Dokumente benötigen wir?
Art des Dokuments
Warum wird das Dokument benötigt?
Investitionsantrag | |
Ausgefüllt und unterschrieben vom Kostenstellenverantwortlichen | Damit die Belegprüfung eine Bestätigung vorliegen hat, dass die Leistung bestellt werden durfte. |
Angebote, Auftragsbestätigungen, Vertragsunterlagen, Preisliste oder ähnliches | |
Belege in der Preise und Konditionen in einem Anfrage- und Angebotsprozess mit dem Lieferanten oder Dienstleister vereinbart wurden.
| Zur Prüfung, ob der Lieferant die Leistung zum korrekten Preis und den vereinbarten Konditionen abrechnet .
|
Leistungsnachweise | |
Lieferschein z.B. Ware wird bestellt aber nicht im Lager eingebucht → Ein vom Leistungsbezieher unterschriebener Lieferschein der den vollständigen Erhalt der Ware bestätigt.
Unterschriebener Tätigkeitsnachweis Dienstleistungen wie Handwerker, Techniker oder Serviceleistungen, die erbracht wurden
Bewirtungsabrechnung, Quittungsbelege z.B. bei Geschäftsmeetings, Geschäftsessen, Veranstaltungen oder ähnliches
| Damit wird geprüft, ob die Leistung im vereinbarten Umfang erbracht wurde und somit die Rechnungsstellung des Lieferanten berechtigt ist. |